Uno strumento molto importante in ambito lavorativo è sicuramente il foglio presenze mensili dei dipendenti. E’ questo strumento, infatti, che consente di quantificare gli elementi che determinano l’esatto ammontare della busta paga mensile. Il foglio presenze mensili è uno strumento davvero utile nel mondo del lavoro. Si tratta sostanzialmente di un documento amministrativo in cui si riportano tutte le informazioni relative all’attività del lavoratore all’interno dell’azienda. Le ore effettive di lavoro, le ferie, le aspettative e i giorni di assenza per malattia rientrano tra queste informazioni, insieme alle eventuali trasferte, i periodi di maternità per le lavoratrici e i permessi speciali.
In genere, un foglio presenze mensili è un insieme di modelli prestampati in formato Excel. Per compilarlo, bisogna seguire alcune piccole semplici indicazioni. In questo foglio presenze mensili vengono riepilogate le ore di presenza (ordinarie, straordinarie, festive, ecc.) e di assenza (malattia, ferie, permessi, ecc.) di tutti i lavoratori dell’azienda. Una volta completato, il foglio presenze mensili viene inviato al consulente del lavoro, che provvederà ad elaborare le buste paga di ciascun dipendente proprio sulla base dei dati contenuti nel foglio presenze.
Per compilare in modo corretto un foglio presenze mensili, si inseriscono i dati del lavoratore, ossia nome e cognome, qualifica posseduta ed eventualmente numero di matricola e mese di lavoro a cui il foglio fa riferimento. La prima colonna di questo modulo riporta i giorni del mese. Per ciascuno di essi, occorre specificare le ore di servizio effettivamente svolte. È consigliabile compilare il foglio giorno per giorno, al fine di evitare imprecisioni e confusioni. In fondo alla pagina su cui si scrive si trovano delle note che forniscono indicazioni per una corretta compilazione. Ogni azienda potrebbe avere minime variazioni nel proprio foglio presenze. Per questo motivo, è strettamente necessario attenersi alle indicazioni fornite in ogni pagina al momento della compilazione.